令和５年度第２回調布市個人情報保護審査会会議要録 日時　令和５年１２月２０日（水）１０：００～１１：４５ 会場　特別会議室（市役所５階） ●　出席委員（敬称略） 　　会長　　田辺　一男 　　副会長　増田　径子 　　委員　　小山　宇一 　　　　　　三浦　詩子 　　　　　　水戸　和幸 　　事務局 　　今井　隆司（総務部長） 　　小泉　希代子（総務部次長） 　　西ノ原　勉（総務部総務課長） 　　秋場　悠介（総務部総務課長補佐） 　　山下　潤（総務部総務課公文書管理係長） 　　小森　雅子（総務部総務課公文書管理係主任） 　　小志田　太郎（総務部総務課公文書管理係主事） ●　傍聴者 　　なし 〇田辺会長 　ただ今より，令和５年度第２回調布市個人情報保護審査会を開催いたします。 　まず，事務局から本日の進行の説明及び資料の確認をお願いいたします。 〇事務局 　本審査会は，「調布市個人情報の保護に関する法律施行条例」及び「調布市個人情報保護審査会規則」に基づき進めて参ります。 　また，会議の公開等については，「調布市審議会等の会議の公開に関する条例」に照らし進めて参ります。本条例においては，審議会等の会議は原則公開するものと規定しております。ただし，「調布市情報公開条例」に定める非公開情報に該当すると認められる事項についての審議を行う場合または会議を公開することにより，公正かつ円滑な会議運営に支障が生ずると認められる場合には，全部または一部を公開しないと規定しております。議事（４）保有個人情報の取り扱い状況についてでは，国の監査に関する情報を取り扱います。公にすることにより，当該事務事業の適正な執行に支障を及ぼす恐れがあることから，非公開情報に該当するため，議事に入る際には審議会等の会議の公開に関する条例に照らし，会議を非公開としていただきますようお願いいたします。最後に，本日の傍聴者はおりませんので報告いたします。 　次に，本日の資料の確認をお願いします。 （事務局による資料確認） 〇田辺会長 　事務局から進行についての説明及び資料確認が終わりました。 　会議については原則公開で行いますが，事務局から説明がありましたとおり，議事（４）保有個人情報の取り扱い状況についてでは，調布市情報公開条例に規定される非公開情報を取り扱うことから審査会を非公開として進めていくということで，よろしいでしょうか。 （委員了承） 〇田辺会長 　それでは議事を進めます。 　議事（１）令和５年度第１回個人情報保護審査会会議要録について事務局から報告してください。 〇事務局 　令和５年度第１回個人情報保護審査会会議要録（案）につきましては，委員の皆様に御確認いただいた後，８月１０日からホームページ等で公開をしております。御協力ありがとうございました。 〇田辺会長 　会議要録についての報告がありました。何か質問がありましたらお願いいたします。　 （質問なし） 〇田辺会長 　それでは続きまして，議事（２）個人情報ファイル簿について事務局は報告をお願いします。 〇事務局 　資料１により説明 〇田辺会長 　個人情報ファイル簿には，具体的にどのような情報が記載されていますか。 〇事務局 　個人情報ファイル簿には，個人情報ファイルの利用目的や記録項目，記録範囲等が記載されています。公表しているものですので，個人情報ファイルそのものは含まれていません。 〇小山委員 　市が個人情報を取り扱う事務を新たに始めると，それに関する個人情報ファイル簿が増えるということですね。 〇事務局 　はい。事務の開始や終了に伴い，個人情報ファイル簿は増減します。個人情報ファイル簿は，定期的に更新していきます。　 〇田辺会長 　それでは続きまして，議事（３）個人情報の保護に関する法律に基づく安全管理措置について，事務局は報告お願いします。 〇事務局 　資料２～４により説明 〇田辺会長 　私から二点ほどよろしいでしょうか。一点目は，資料３にある「庁内に対する通知と全庁に向けた情報発信」というのは，各職員にどのような方法で連絡をしているのでしょうか。二点目は，同じく資料３で，研修の対象者が全職員であるのに対して，参加者が９０名というのはあまりにも少なすぎると思います。参加者の意見にもありましたが，アーカイブを配信する等実施方法を工夫する必要があったのではないでしょうか。 〇事務局 　一点目ですが，庁内周知及び全庁に向けた情報発信につきましては，全職員が利用しているグループウェアの中に掲示板という機能がありますので，そこで情報発信を行いました。 　二点目につきまして，研修の講師は外部に依頼し，オンラインで実施いたしました。職員は自席のパソコンから受講できる環境ではありましたが，日時を指定して実施したため，通常業務がある中で受講することが難しかったことから受講人数が少なかったのではないかと考えています。 〇田辺会長 　掲示板ではどれだけの職員が見ているのかが分からないので，見ないままにされてしまう場合も多いのではないかと思います。外部講師による研修は，具体的な内容で理解が進むことも多いと思いますので，より充実して実施していただければと思います。 〇三浦委員 　同じく研修についてですが，ヒューマンエラーに意識を持っている職員が研修を受けていて，意識のない職員はそういったことに気が付かないから研修を受講しないということになってしまうので，ヒューマンエラーが起きるのではないかと思われるところにどう届けるか，認識させるかということが大事なのではないかと思います。全職員が対象であっても９０名しか関心を持たなかったというところがすごく大きな問題で，封入のような簡単な事務にミスが起きるというのは，そういったところに課題があると思いますので，改善されるとよいと思います。 〇事務局 　事務局としても，受講者数が９０名であったということを課題と考えております。今回の研修は，数百人規模で受講してほしいという思いで準備をしており，実施２週間前頃に個人情報保護管理委員会を開催した中でも，研修の実施について周知をしておりました。また，研修のテキストは継続的に全職員が閲覧できるようにしていましたので，そちらについても周知を行っておりました。 　個人情報の取扱いだけではなく，他の業務においても単純なミスを防ぐということは市としての課題の一つでありましたので，今回の研修の内容をヒューマンエラーの防止としました。御意見をいただきましたとおり，封入のような事務を行うことが多い若手職員や採用年数の短い職員をはじめとする多くの職員に受講して欲しかったというのが実情ではあります。今年度は，予算の都合上，アーカイブでの配信を行うことができませんでしたけれども，来年の課題だと認識しています。いただいた御意見を踏まえて，よりよい研修を実施していきたいと思います。 〇小山委員 　今の説明ですが，研修の実施方法が不十分だと思います。テキストを読む形式の研修であったとしても，職員別に読んでいるかどうかをチェックしたうえで，さらにテストをする。テストの結果が８０点以下であればやり直しにする。そのぐらいのことは，予算がなくてもオンラインでできると思います。テキストを渡されただけでは，職員によっては読まないと思います。 〇事務局 　市では，職層に合わせた必修研修をはじめ，様々な研修を実施しています。中には，オンラインでの確認テストや受講者アンケートを取り入れているものもあります。 　まさに今，基本の基が問われているようなミスが起きてしまっているので，本質的に何が足りなかったのかを突き詰めたうえで，そこに焦点を絞った対策を講じるべくチームを組んで検討しております。情報を発信していても受け手が見ていないと意味がありませんので，先ほど説明にあった掲示板はどれくらい見られているのか，職員にアンケートをとって現状の確認をしようかと思っています。必ず見る必要があるものにはマークを付ける，既読履歴を付ける等何かしら工夫をしないと関心がないものや関係ないと思うものをスルーしてしまう。そうならないような仕組みを作ろうということで検討を進めたいと思っています。アンケート等の結果を見て，本審査会においても御報告することもあると思いますので，御意見いただければと思っております。 〇水戸委員 　研修を受けることによって，最終的にミスが減るというのが一番重要なことだと思います。ですから，やはり研修はきちんと受けることが重要であるということを職員にしっかりと理解してもらうということが必要だと思います。未受講や確認テストの結果に応じてペナルティを受けるというくらいのことをやらないと，当事者は，その重要性に気付かないと思います。誰でも知っているようなことでも，そこにミスが起こってしまうので，こういった研修を受けて，ヒューマンエラーを少なくすることが重要であると職員に周知していくということが求められると思います。予算の制約もあるとは思いますが，職員の働き方も様々だと思いますので，期間を区切って配信する等，全職員が受講しやすい工夫も必要だと思いました。 　また，受講の確認だけではなく，部署ごとに何人が受講していて，テストを行った場合には何人がテストを受けて何人が合格しているのか，その部署でどのぐらいミスが減ったのかということを数字的に示せば，効果がこれだけあったということが見えてよいのではないかと思いました。 　最終的には，市民の信頼を損なわないようにミスを少なくすることが重要だと思うので，そのためにはどういった形で研修を受けてもらうかという仕組みづくりと職員がその重要性をしっかりと理解しているかということが肝要だと思います。個人情報の取り扱い以外にも，いろいろな業務において通じることだと思います。 〇事務局 　市役所は千人を超える職員数で，ヒューマンエラーをゼロに近づけたいけどもゼロにはならない。だからこそヒューマンエラーが起きないように仕組みやシステムを作らなければいけないですし，起きてしまった時にどうするかということも考えておかないといけないと思っています。とりわけ，個人情報の取り扱いでミスが起きると，どれだけの影響が及ぶかということを，全職員がこの数年間で学んでいないといけない。それが欠けているということなので非常に危機感を持っています。どんなに良い施策や事業を行っていても，市役所への信頼を失ってしまったら全く評価されないと思っていますので，その意識をどれだけ徹底できるかということは本当に重要だと感じています。本審査会での意見を踏まえて，厳格にできていなかった部分があったという意識を持って，対策に取り組んでいきたいと思っています。 　職員一人ひとりの状況をどれだけ追いかけられるかという手法と，それがどういうペナルティや制限，あるいは人事評価につながるのかというところまで考えていかないと個人情報を守れない。また，そこまでして守らなきゃいけない対象なのだと職員が共通認識を持つようにしていきたいというように思います。 　予算の配分ができるかどうかはわかりませんが，事業に反映することはできるではないかと思っています。その仕組みの組み込み方なども，先ほどのテストをするとか，あるいは部門の管理者に対して，その部門がテストの点数が低かったら，管理者の責任になるというぐらい持って行かないと，この個人情報保護の重要さが伝わらない。 　結局漏えいが起きても，職員の育成という側面もあって慎重に取り扱っており，管理者まで処分されて職員個人まで及ばない場合もあるのですけれども，やはり市役所全体の信頼に関わることなので，非常に重要なのだということを全職員が認識していくよう，改めて今年度から取り組んでいきたいというふうに思っています。 〇増田委員 　委員の皆さんからいただいた意見を踏まえて，改善に努めてください。 〇田辺会長 　続きまして，議題（４）保有個人情報の取り扱い状況についての報告に入りますが，審査会の冒頭で事務局から説明がありましたとおり，保有個人情報の取り扱い状況についての報告では，国の監査に関する情報等の非公開情報を取り扱うことから，議事を非公開といたします。また，議事（５）はその他報告となりますので，本日の審査会は非公開のまま閉会したいと思います。 （非公開による審議）　 〇田辺会長 　以上もちまして，令和５年度第２回調布市個人情報保護審査会を終了いたします。