（令和５年答申第３号） 答　申　 １　審査会の結論 　処分庁が，令和４年１月２１日付け３調都外発第２９６０００１号で「調布市都市整備部街づくり事業課が２０２１年４月１日かそれ以降に情報公開請求について第三者照会を行った文書やメールおよびそのための決裁文書（メールを含む）原則ＣＤ‐Ｒでの交付を」を非公開決定とした処分は，文書等の存否を明らかにしないで非公開とした決定は妥当ではなく，取り消すべきである。 ２　本件の経緯 年月日 　経緯 令和３年１１月１９日 　審査請求人は，調布市情報公開条例（平成１１年調布市条例第１９号。以下「本条例｣という。）第６条第１項の規定により，市政情報公開請求書を処分庁に提出し,「調布市都市整備部街づくり事業課が２０２１年４月１日かそれ以降に情報公開請求について第三者照会を行った文書やメールおよびそのための決裁文書（メールを含む）原則ＣＤ‐Ｒでの交付を」の公開請求（以下「本件請求」という。）を行った。 　　同年１１月２２日 　処分庁は，同月２２日付けで本件市政情報公開請求書（以下「本件請求書」という。）を受理した。 　　同年１２月　６日 　処分庁は，本件請求について，本条例第１２条第２項の規定により公開決定等期間延長の通知を行った。 令和４年　１月２１日 　処分庁は，本件請求について，本条例第１１条第２項の規定により市政情報非公開決定処分（以下「本件処分」という。）を行った。 　　同年　４月２１日 　審査請求人は，本件処分を不服とし，審査請求書（以下「本件審査請求書」という。）を審査庁に送付し，行政不服審査法（平成２６年法律第６８号。以下「法」という。）第２条の規定により，審査請求（以下「本件審査請求」という。）を行った。 　審査庁は，同日付けで本件審査請求書を受理した。 　　同年　５月２７日 　処分庁は，法第２９条の規定により，弁明書（以下「本件弁明書」という。）及び証拠資料を審査庁に提出した。 　審査庁は，同日付けで本件弁明書及び証拠資料を受理した。 　　同年　６月２８日 　審査請求人は，法第３０条の規定により，反論書（以下「本件反論書」という。）を審査庁に提出した。 　審査庁は，同日付けで本件反論書を受理した。 　　同年１０月　７日 審査請求人からの申出により，法第３１条の規定に基づく口頭意見陳述（以下「本件口頭意見陳述」という。）を実施した。 　　同年１０月２１日 　審査請求人から補充的書面の提出期限延長を求める申出があった。 　　同年１０月２４日 　審査請求人から「不服審査請求令和４年度第３・４・５号事件についての意見書」と題する補充的書面が提出された。 　審査庁は，同日付けで当該書面を受理した。 　　同年１１月１４日 　審査庁は，期限内に処分庁から再弁明書及び補充的書面の提出がなかったことから審理を終結し，本条例第１９条の２第１項の規定により，調布市情報公開審査会（以下「当審査会」という。）に諮問（以下「本件諮問」という。）を行い，諮問書とともに本件審査請求書，本件弁明書及び本件反論書の写し（以下「本件諮問書等」という。）を当審査会に提出した。 　当審査会は，同日付けで本件諮問書等を受理した。 ３　本件審査請求の内容 (1)　本件審査請求の趣旨 　調布市長が審査請求人に対し行った本件処分の取消しを求める。 (2)　本件審査請求の理由 　　　審査請求人の本件審査請求書，本件反論書，本件口頭意見陳述，補充的書面及び本条例第２４条に基づく口頭での意見陳述における主張はおおむね以下のとおりである。 ア　当時の外環担当であった街づくり事業課から外環事業者に照会がされていることは，個人情報漏えい事件の調査の中で調布市が説明している。その文書またはメールが不存在とはどういうことか。 イ　不存在ということは第三者照会を行っていないということであり，外部から提供された情報の公開にあたって，条例に基づく正しい手続きによって確認を行っていないことはまず不当である。 ウ　第三者照会を街づくり事業課においては具体的にどのように行っていたのか説明すべきである。口頭で行っていて最初から存在していないのか，メールで行っていたそのメールが削除されたのかについての説明責任を果たしておらず不当である。 エ　送付したメールや添付されたであろう文書は，文書管理規則に基づき適正に管理され，当該情報公開請求時点においても保存されているものと考えられる。単に「不存在」という理由では，全く説明責任を果たしていない。不都合なメールや添付文書を意図的にメール削除して，不存在といえることもできるのだから，仮に不存在であったとしても，調布市情報公開条例に照らして適正に業務を遂行した結果であることを説明すべきである。 　　 オ　都合の悪い文書やメール等を意図的に削除して「ないものはない」などと開き直るのではなく，開示すべきである。たとえば，１１月初めに匿名者から市長の自宅に届いた封書の同封物(１０月８日付の情報公開請求書の写し，街づくり事業課の職員から事業者へのメールの写し)は，令和４年４号５号事件の対象文書ではないか。 ４　処分庁による本件弁明書等の趣旨 　　本件弁明書等による処分庁の主張を要約すると，おおむね以下のとおりである。 (1)　弁明の趣旨　 「本件審査請求を棄却する。」との裁決を求める。 (2)　本件審査請求に対する弁明 　審査請求人は,本件処分における「市政情報を公開しない理由」の記載が,本件請求時点で当該文書が存在していないことの説明責任を果たしていないとの理由から,本件処分の取消しを求めている。しかし,本件請求の対象となる文書の存否を確認するため,執務室の行政文書を保管する場所及びコンピュータ上の電子ファイルを探索したが,不存在であったために非公開決定を行ったものである。本件処分の非公開理由において「該当する文書, メールが存在しないため。」ということ以上に明示できるものはなく,本件請求の決定は適切に行われている。 ５　審査会の判断 (1)　本件請求の経緯　 ア　令和３年１１月，市の市政情報公開請求の手続過程において個人情報の不適切な取扱い事案が発覚した。本事案の内容は，東京外かく環状道路事業（以下「外環事業」という。）に関する市民からの市政情報公開請求において，市政情報公開請求書の写しを電子メールに添付して当該文書等を作成した機関に送信し，その際，請求者名等の記入欄にマスキング処理を施すことなく送信したことにより，請求者の個人情報が当該機関に漏えいすることとなったものである。 イ　これらについて本事業に関する市の所管部署である都市整備部で事実確認を行ったところ，街づくり事業課において令和３年６月１０日から同年１０月２９日までの市政情報公開請求書の写し９枚を電子メールで事業者へ送ったことが判明し，市は１１月１０日に「個人情報の漏えいに関するお詫びと御報告」として市ホームページでの公表を行っている。 ウ　外環事業に関する所管部署は都市整備部街づくり事業課であったが，令和４年１月から外環事業の所管部署は都市整備部付外環担当となった。そのため，本件請求の処分庁は外環担当である。 (2)　本件請求文書について 　　ア　本件請求文書は「調布市都市整備部街づくり事業課が２０２１年４月１日かそれ以降に情報公開請求について第三者照会を行った文書やメールおよびそのための決裁文書（メールを含む）」で，市政情報公開請求の手続過程において，請求のあった文書等における非公開情報の有無を確認するため，街づくり事業課が令和３年６月１０日から同年１０月２９日付けまでの市政情報公開請求書の写し９件を電子メールで事業者へ送ったもの（以下「９件の電子メール」という。）も含まれると解すことができる。 　　イ　当審査会は，本件請求文書が不存在であるとした経緯について処分庁に確認したところ，処分庁が市政情報公開請求を受けた中には，事業者から提供された資料も多くあり，公開等決定に向けて内容の確認を行う中で，本条例第７条各号に該当する非公開とすべき箇所がないか事業者に確認を行う必要があった。事業者に対する確認方法は，電話や対面によるものであり，確認依頼とその回答についての文書やメールは存在しないことから，メール発信のための決裁文書も存在していないとのことであった。また，本件請求時点において，本件請求文書は，執務室の文書を保管する場所及びコンピュータ上の電子ファイルを探索したが保管していないとのことであった。 　　ウ　他方で， 市ホームページでは，９件の電子メールについて事業者へ送ったことを公表していることからも，処分庁は，本件請求文書を事業者へ電子メールで提供した事実は認めている。 (3)　理由の付記について ア　審査請求人は，本件処分の理由の記載が不十分である旨主張している。 イ　本条例第１１条第１項において，「実施機関は，公開請求に係る市政情報の全部又は一部を公開するときは，その旨の決定をし，公開請求者に対し，その旨並びに公開をする日時及び場所を書面により通知しなければならない。」とし，第２項において，「実施機関は，公開請求に係る市政情報の全部を公開しないとき（前条の規定により公開請求を拒否するとき及び公開請求に係る市政情報を保有していないときを含む。以下同じ。）は公開しない旨の決定をし，公開請求者に対し，その旨を書面により通知しなければならない。」と規定している。また，本条例第１３条第１項においては，「実施機関は，第１１条各項の規定により公開請求に係る市政情報の全部又は一部を公開しないときは，公開請求者に対し，当該各項に規定する書面によりその理由を示さなければならない。この場合において，当該理由の提示は，公開しないこととする根拠規定及び当該規定を適用する根拠が，当該書面の記載自体から理解され得るものでなければならない。」と規定している。 　よって，本件のように，不存在を理由として非公開決定をする場合における理由の付記の程度について検討する。 ウ　処分庁が本件各文書を不存在であるとした経緯は，５（２）イのとおりである。処分庁は，本件請求時点で本件請求文書が存在しなかったことから，本件処分の理由を「該当する文書，メールが存在しないため。」としたとのことである。 エ　「情報公開事務の手引（令和２年度版）」においては，本条例第１３条第１項の解釈として，「不存在決定の理由としては，不作成，未取得，廃棄等がある。」と示している。処分庁の説明によると，本件処分の理由には不作成又は廃棄が該当すると推察されるものの，本件処分の理由が本条に規定する「当該書面の記載自体から理解され得るもの」であるかは疑問である。 　よって，「該当する文書，メールが存在しないため。」との理由の付記の内容では不備があり，非公開決定の処分をする際は，書面において本件請求文書の存否及びその理由を具体的に付記する必要がある。 (4)　その他 　　　その他，審査請求人は縷々主張しているが，当審査会の判断に影響を及ぼすものではない。 (5)　結論　 　　　よって，「１　審査会の結論」のとおり判断する。 ６　当審査会の処理経過 　　　当審査会は，本件諮問について以下のように審査を行った。 年月日 処理経過 令和４年１１月１４日 審査庁から提出された本件諮問書等を受理 令和５年　９月２８日 情報公開審査会（令和５年度第３回） 本条例第２４条の規定による審査請求人の口頭での意見陳述， 処分庁の事情聴取 　　同年１１月２０日 情報公開審査会（令和５年度第４回） 審査 　令和６年　１月２９日 情報公開審査会（令和５年度第５回） 審査 ７　調布市情報公開審査会委員 職名 氏名 備考 会長 草川　健 弁護士 副会長 井上　寛 弁護士 委員 稲益　和子 弁護士 委員 佐藤　惠子 市民 5