（令和６年度答申第２号） 答　申 １　審査会の結論 　処分庁が，令和４年１月２４日付け３調都外発第２９９０００２号で「１１月１０日の調布市ＨＰ「個人情報の漏えい･･･」の９件について調布市から提出先に送った送信メールの送信年月日時刻および削除されたものについては，削除年月日時刻がわかる情報」を文書等の存否の理由を明らかにしないで非公開決定とした処分は取り消すべきである。 　２　本件の経緯 年月日 　経緯 令和３年１１月２５日 　審査請求人は，調布市情報公開条例（平成１１年調布市条例第１９号。以下「本条例｣という。）第６条第１項の規定により，市政情報公開請求書を処分庁に提出し,「１１月１０日の調布市ＨＰ「個人情報の漏えい･･･」の９件について調布市から提出先に送った送信メールの送信年月日時刻および削除されたものについては削除年月日時刻がわかる情報」の公開請求（以下「本件請求」という。）を行った。 　処分庁は，同日付けで本件市政情報公開請求書（以下「本件請求書」という。）を受理した。 　　同年１２月　９日 　処分庁は，本件請求について，本条例第１２条第２項の規定により公開決定等期間延長の通知を行った。 令和４年　１月２４日 　処分庁は，本件請求について，本条例第１１条第２項の規定により市政情報非公開決定処分（以下「本件処分」という。）を行った。 　　同年　４月２１日 　審査請求人は，本件処分を不服とし，審査請求書（以下「本件審査請求書」という。）を審査庁に送付し，行政不服審査法（平成２６年法律第６８号。以下「法」という。）第２条の規定により，審査請求（以下「本件審査請求」という。）を行った。 　審査庁は，同日付けで本件審査請求書を受理した。 　　同年　５月２７日 　処分庁は，法第２９条の規定により，弁明書（以下「本件弁明書」という。）及び証拠資料を審査庁に提出した。 　審査庁は，同日付けで本件弁明書及び証拠資料を受理した。 　　同年　６月２８日 　審査請求人は，法第３０条の規定により，反論書（以下「本件反論書」という。）を審査庁に提出した。 　審査庁は，同日付けで本件反論書を受理した。 　　同年１０月　７日 　審査請求人からの申出により口頭意見陳述を実施した。 　　同年１０月２１日 　審査請求人から補充的書面の提出期限延長を求める申出があった。 　　同年１０月２４日 　審査請求人から「不服審査請求令和４年度第３・４・５号事件についての意見書」と題する書面が提出された。 　　同年１１月１４日 　審査庁は，期限内に処分庁から再弁明書及び補充的書面の提出がなかったことから審理を終結し，本条例第１９条の２第１項の規定により，調布市情報公開審査会（以下「当審査会」という。）に諮問（以下「本件諮問」という。）を行い，諮問書とともに本件審査請求書，本件弁明書及び本件反論書の写し（以下「本件諮問書等」という。）を当審査会に提出した。 当審査会は，同日付けで本件諮問書等を受理した。 ３　本件審査請求の内容 (1)　本件審査請求の趣旨 　調布市長が審査請求人に対し行った本件処分の取消しを求める。 (2)　本件審査請求の理由 　　　審査請求人の本件審査請求書，本件反論書，本件口頭意見陳述，補充的書面及び本条例第２４条に基づく口頭での意見陳述における主張はおおむね以下のとおりである。 　　ア　「該当する文書，メールが存在しないため。」という理由はとうてい納得できるものではない。　 　　イ　９件の当該情報公開請求書は２０２１.６.１０付から２０２１.１０・２９ 付の９件とのことである。匿名通報者から当該情報公開請求者に郵送された１０月２２日付消印の封書に同封されていたメール及び添付文書（１０月１日付情報公開請求書），また，調布市長長友貴樹氏宅に郵送された封書に同封されていた当該メール及び添付文書（１０月８日付情報公開請求書）はどこに存在していたのであろうか。また，調布市がこの件をホームページに公表した１１月１０日時点で，２０２１.１０.２９付の情報公開請求書までもが，メールサーバーから削除されているとのことだが，メールサーバーの容量に限界があるので，メール文書の取捨選別もせずに，削除していたとの説明があるが，一週間程度で削除せざるをえないことは異常ではないか。異常を異常と思わず，放置して必要な投資を行わない本末転倒の市政経営である。 　　ウ　短期間でのメール等の削除は，文書管理規定等に照らして妥当であろうか，「前回同様，取扱注意でお願いします。」などとの文面の文書の保存期間は保存期間の規程の３０年から１年未満のどれに該当するのか。たとえ1年未満であってもその案件が終了するまでは保存する規定である。この件は，１１月１０日時点では，不服審査期間はもとより，情報公開決定さえも，そしておそらく送付先の事業者との調整もされてないだろうから，終了してない案件であり，文書管理規定等に違反している。 　　エ　請求者の個人情報をマスキングすることなく情報公開請求書を外環事業者に送付していたスキャンダルに係わる問題であるにもかかわらず，処分庁の反論は，「探索したがみつからなかった，ないものはない。情報公開請求等の決定は適切に行われている。」と木で鼻を括るような説明だけで，説明責任を果たしていない。第三者照会を行っていなかったので記録がないのか，行っていたが，記録が残らない方法だったのか，記録が残る方法で行っていたが，意図的に情報漏洩の記録を削除したのか，だから削除時に履歴は残さなかったのか，などなどを説明すべきである。 　　オ　都合の悪い文書やメール等を意図的に削除して「ないものはない」などと開き直るのでなく，開示すべきである。たとえば，１１月初めに匿名者から市長の自宅に届いた封書に同封物（１０月８日付の情報公開請求書の写し，街づくり事業課の職員から事業者へのメールの写し）は，令和４年４号事件及び５号事件の対象文書ではないか。 　　カ　「ないものはない」などという開き直りの態度の先に，杜撰な公文書管理，特に電子メールの管理の杜撰さを指摘せずにおられない。情報公開と文書管理は車の両輪である。調布市には公文書管理条例はないが，公文書管理法の第1条（目的）には，「国及び独立行政法人等の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が，健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として，主権者である国民が主体的に利用しうるものである」とあるように，必要な文書を適切に記録して公文書として保存しておかなければ，適切に情報提供，情報公開を行うことはできない。電子メールも公文書，組織共有文書であり，公文書管理の保管期間１年未満の文書に位置付けられていたとしても，文書の内容からして関係業務（情報公開請求や不服審査請求を含む）が終わってないものは削除できないはずだから，サーバーの容量が小さいからといって規定等に反して削除してよいわけはないことを付記しておく。 　　キ　いつメールを送信したか， いつメールを削除したかの記録もないなど，およそまともな行政機関ではありえないことである。メールを復元すればわかることであるのに，意図的に復元しないのは不作為の作為であり，違法不当である。復元することを求める。 ４　処分庁による本件弁明書等の趣旨 　　本件弁明書等による処分庁の主張を要約すると，おおむね以下のとおりである。 (1)　弁明の趣旨　 「本件審査請求を棄却する。」との裁決を求める。 (2)　本件審査請求に対する弁明 　審査請求人は,本件処分における「市政情報を公開しない理由」の記載が,本件請求時点で当該文書が存在していないことの説明責任を果たしていないとの理由から,本件処分の取消しを求めている。さらに，本件処分において復元可能なデータを不存在とみなすことは不適切であるとの理由から，本件処分等の取消しを求めている。 　しかし,「１１月１０日の調布市ＨＰ「個人情報の漏えい 」の９件について調布市から提供先に送った送信メールの送信年月日および削除されたものについては,削除年月日がわかる情報」について，対象となる文書の存否を確認するため，執務室等の行政文書を保管する場所及びコンピュータ上の電子ファイルを探索したが 不存在であったために非公開決定を行ったものである。本件処分等の非公開理由において「該当する文書, メールが存在しないため。」ということ以上に明示できるものはなく,本件情報公開請求等の決定は適切に行われている。 ５　審査会の判断 (1)　本件請求の経緯　 ア　令和３年１１月，市政情報公開請求の手続過程において個人情報の不適切な取扱い事案が発覚した。本事案の内容は，東京外かく環状道路事業（以下「外環事業」という。）に関する市民からの市政情報公開請求において，市政情報公開請求書の写しを電子メールに添付して当該文書等を作成した機関に送信し，その際，請求者名等の記入欄にマスキング処理を施すことなく送信したことにより，請求者の個人情報が当該機関に漏えいすることとなったものである。 イ　これらについて本事業に関する市の所管部署である都市整備部で事実確認を行ったところ，街づくり事業課において令和３年６月１０日から同年１０月２９日までの市政情報公開請求書の写し９枚を電子メールで事業者へ送ったことが判明し，市は１１月１０日に「個人情報の漏えいに関するお詫びと御報告」として市ホームページでの公表を行っている。 ウ　外環事業に関する所管部署は都市整備部街づくり事業課であったが，令和４年１月から外環事業の所管部署は都市整備部付外環担当となった。そのため，本件請求の処分庁は外環担当である。 (2)　本件請求文書について 　　ア　本件請求文書は「１１月１０日の調布市ＨＰ「個人情報の漏えい･･･」の９件について調布市から提出先に送った送信メールの送信年月日時刻および削除されたものについては削除年月日時刻がわかる情報」で，市政情報公開請求の手続過程において，請求のあった文書等における非公開情報の有無を確認するため，街づくり事業課が令和３年６月１０日から同年１０月２９日付けまでの市政情報公開請求書の写し９件を電子メールで事業者へ送った送信メールの送信年月日および削除年月日時刻がわかる文書と解すことができる（以下「本件請求文書」という。）。 　　イ　当審査会は，本件請求文書が不存在であるとした経緯について処分庁に確認したところ，処分庁が市政情報公開請求を受けた中には，事業者から提供された資料も多くあり，公開等決定に向けて内容の確認を行う中で，本条例第７条各号に該当する非公開とすべき箇所がないか事業者に確認を行う必要があった。事業者に対する確認方法は，電話や対面によるものであり，確認依頼とその回答についての文書やメールは存在しないことから，メール発信のための決裁文書も存在していないとのことであった。また，メール発信及び削除のための記録も存在していないとのことであった。加えて，本件請求時点において，本件請求文書は，執務室の文書を保管する場所及びコンピュータ上の電子ファイルを探索したが保管していないとのことであった。 　　ウ　他方で， 市ホームページでは，９件の電子メールについて事業者へ送ったことを公表していることからも，処分庁は，本件請求文書を事業者へ電子メールで提供した事実は認めている。 (3)　理由の付記について 　　ア　審査請求人は，本件処分の理由の記載が不十分である旨主張している。 イ　本条例第１１条第１項において，「実施機関は，公開請求に係る市政情報の全部又は一部を公開するときは，その旨の決定をし，公開請求者に対し，その旨並びに公開をする日時及び場所を書面により通知しなければならない。」とし，第２項において，「実施機関は，公開請求に係る市政情報の全部を公開しないとき（前条の規定により公開請求を拒否するとき及び公開請求に係る市政情報を保有していないときを含む。以下同じ。）は公開しない旨の決定をし，公開請求者に対し，その旨を書面により通知しなければならない。」と規定している。また，本条例第１３条第１項においては，「実施機関は，第１１条各項の規定により公開請求に係る市政情報の全部又は一部を公開しないときは，公開請求者に対し，当該各項に規定する書面によりその理由を示さなければならない。この場合において，当該理由の提示は，公開しないこととする根拠規定及び当該規定を適用する根拠が，当該書面の記載自体から理解され得るものでなければならない。」と規定している。 　よって，本件のように，不存在を理由として非公開決定をする場合における理由の付記の程度について検討する。 ウ　処分庁が本件各文書を不存在であるとした経緯は，５（２）イのとおりである。処分庁は，本件請求時点で本件請求文書が存在しなかったことから，本件処分の理由を「該当する文書，メールが存在しないため。」としたとのことである。 エ　「情報公開事務の手引（令和２年度版）」においては，本条例第１３条第１項の解釈として，「不存在決定の理由としては，不作成，未取得，廃棄等がある。」と示している。処分庁の説明によると，本件処分の理由には不作成又は廃棄が該当すると推察されるものの，本件処分の理由が本条に規定する「当該書面の記載自体から理解され得るもの」であるかは疑問である。 　よって，「該当する文書，メールが存在しないため。」との理由では本条例の趣旨を満たすものではなく，非公開決定の処分をする際は，書面において本件請求文書の存否及びその理由を具体的に付記する必要がある。 (4)　対象文書の範囲について ア　審査請求人は，令和３年１１月に発覚した不適切な個人情報の取扱いに関する匿名の通報者が調布市長宛に送付した文書（「以下「文書ア」という。）についても，本件情報公開請求の対象とすべきである旨主張している。 　しかし，本件請求書の請求する市政情報の件名又は内容を見るに，文書アまでもが対象文書であると解することはできない。よって，本件請求の対象とはなり得ない。 イ　審査請求人は，９件の電子メールがメールサーバーから削除されていたとしても，バックアップサーバー上に保存されているはずであり，そのデータも本件請求の対象である旨主張している。 　メールサーバーから削除された電子メールについては，すでに組織共用性がなく「市政情報」として取り扱うことはできない旨，令和４年３月７日付け，当審査会意見書「市政情報公開手続における個人情報の不適切な取扱いについて」で述べたとおりである。本件処分についても，同様であり，処分庁の説明に，特段不自然，不合理な点があるとはいえず，これを覆すに足りる事情は認められない。　　 (5)　その他 　　　その他，審査請求人は縷々主張しているが，当審査会の判断に影響を及ぼすものではない。 (6)　結論　 　　　よって，「１　審査会の結論」のとおり判断する。 ６　当審査会の処理経過 　　当審査会は，本件諮問について以下のように審査を行った。 年月日 処理経過 令和４年１１月１４日 審査庁から提出された本件諮問書等を受理 令和５年　９月２８日 情報公開審査会（令和５年度第３回） 本条例第２４条の規定による審査請求人の口頭での意見陳述， 処分庁の事情聴取 　　同年１１月２０日 情報公開審査会（令和５年度第４回） 審査 　令和６年　１月２９日 情報公開審査会（令和５年度第５回） 審査 　　　同年　３月２８日 情報公開審査会（令和５年度第６回） 審査 ７　調布市情報公開審査会委員 職名 氏名 備考 会長 草川　健 弁護士 副会長 井上　寛 弁護士 委員 稲益　和子 弁護士 委員 佐藤　惠子 市民 5