「東京外かく環状道路事業における市の個人情報の取扱いについて」調布市個人情報保護審査会意見書

東京外かく環状道路事業における市の個人情報の取扱いについて

令和4年4月14日付けで調布市個人情報保護審査会から「東京外かく環状道路事業における市の個人情報の取扱いについて」の意見書が提出されました。

令和3年11月に、東京外かく環状道路事業(以下「外環事業」という。)に関する市政情報公開請求書の個人情報にマスキングをすることなく事業者に送付したことにより、個人情報が漏えいした事案(以下、「本事案」という。)に関して、調布市個人情報保護条例に基づき設置している調布市個人情報保護審査会において、本事案の発生経緯やこの間の庁内での調査結果を報告しました。また、本事案のほかに、外環事業における個人情報の取扱いについて調布市個人情報保護条例(以下「条例」という。)に照らし、その適正性について意見をいただいたものです。

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• 「東京外かく環状道路事業における市の個人情報の取扱いについて」意見書（PDF：479KB）
• (資料4-1)外環道(陥没事故)事業における市民(個人・団体)からの問合せ、相談及び要望等(概要)（PDF：483KB）
• (資料4-2)外環道(陥没事故)事業における市民(個人・団体)からの問合せ、相談及び要望等（PDF：365KB）

(注)上記資料4-1・資料4-2は、「個人情報保護審査会意見書」の作成時において、令和3年度第4回個人情報保護審査会(令和4年1月24日開催)で配布した資料を基に、項目を追加するとともに、時期区分を明確にするため色分けをしたものです。

開催概要

令和3年度第4回調布市個人情報保護審査会(令和4年1月24日開催)

• 東京外かく環状道路事業と市の対応経過について
• 本事案発生の経緯及び調査内容について
• 市政情報公開請求における外部機関への確認事例について
• 事案に関する情報公開請求手続文書の確認　など

令和3年度第5回調布市個人情報保護審査会(令和4年1月31日開催)

• 事案に関する情報公開請求手続文書の確認
• 外環道事業における個人情報取扱い事案の確認

令和3年度第6回調布市個人情報保護審査会(令和4年2月21日開催)

• 外環道事業における個人情報取扱い事案の確認
• 審査会意見のとりまとめ

意見書概要

本事案の個人情報の取扱いに対する検証及び意見

市は、本事案の発生要因として個人情報保護への職員の意識が希薄であったことによるミスと公表したが、個人情報を保護することは市職員として最低限守るべき事項であり、基礎的知識として当然理解しておくべきことである。
本事案については、条例第8条第2項(保有個人情報の適正な管理のために必要な措置を講じなければならない)の趣旨に抵触するものである。また個人情報の外部提供は条例第12条で厳格に制限されており、本事案は、同条の例外的に外部提供できる規定のいずれにも該当せず、同条に反するものである。
このほか、陥没事故直後の原因究明のため、事業者の求めに応じて提供した建築計画概要書(以下、「概要書」という。)を提供している。概要書の取扱いについては、申請すれば誰でも閲覧することができる資料ではあるが、広く積極的に公開しているものとまでは言えない。提供する必要のない個人情報についてはマスキング処理をするなどの配慮はあってしかるべきであった。

外環事業に関する本事案以外の個人情報の取扱いに対する検証及び意見

令和2年度以降令和3年10月までの市民等からの問い合わせ、相談及び要望等として318件の個別事案が記録された59点の資料が提示された。

アからエの時期毎にこれらの資料を確認し、個人情報をどのように取り扱ったのか検証した。

• ア　調布市域における工事開始の時期(令和2年3月から7月頃。資料14点(個別事案14件))
• イ　騒音や振動の発生の時期(令和2年8月から10月頃。資料8点(個別事案14件))
• ウ　陥没事故発生・空洞確認の時期(令和2年10月18日以降。資料16点(個別事案197件))
• エ　陥没事故原因究明後の時期(令和3年3月以降。資料23点(個別事案93件))

上記アからエの各時期のうち、ア及びイの時期の資料は、事業者及び市に対する個人や団体からの問合せや要望等が多く、その大半は事業者宛にも同様に伝えられていることから、事業者への情報提供は行っていないとのことであった。そのため、陥没事故発生後のウ及びエの時期の個人情報の取扱いについて、事業者へ伝えた個別具体の事例を確認し、その検証を行った。なお、事業者へ情報提供したか不明である記録文書については、当該文書を事業者へ提供していた可能性のあるものと仮定し、その取扱いについて検証した。

A　陥没事故発生直後の個人情報の取扱い

市道上での陥没という危険な状況に際し、住民の生命、身体又は財産の保護を目的に、最大限の対応を行うことは地元自治体としての責務であるが、他方、災害時などの緊急時においても個人情報の取扱いには十分留意する必要がある。本人同意を得ずに個人情報を外部提供したのであれば、事後に本人に通知する、または、当審査会へ報告し本人への通知を省略する手続をとらなかったことは条例第12条に照らして不適正な対応である。

B　固定資産税減免の要望書の取扱い

住民団体から市に対し陥没・空洞発生地域の固定資産税の減免を求める要望書が市に提出されている。当該団体からは事業者にも外環事業に関する要望が複数寄せられており、市と事業者の間でも周知の状況であったとのことであるが、当該要望書には個人情報の記載があり、これにマスキング処理を施すことなく提供していたことは不適切である。

C　住民団体との面談記録の取扱い

住民団体との面談記録には、発言内容や、出席者の氏名や住所などの記載がある。
面談中に「要望事項を事業者へ伝える」という趣旨の発言があるが、これをもって個人情報を含めた要望事項を事業者へ伝えることについて出席者個々の本人同意を得ていたと推定できるとは言い難い。個人情報を外部提供する際は、事前に個々の本人同意を得る、または、同意を得ていないのであれば、マスキング処理を施すなど、厳格な対応が求められる。

再発防止に向けた意見

平時の個人情報の取扱いはもとより、災害時などに突発的な対応を行う際にも、市の組織全体で個人情報の適正な取扱いが行われるよう具体的な手引等を整備し、職員への周知徹底や研修の実施など再発防止に向けた取組を求める。

市の対応(令和4年4月15日現在)

• 令和4年1月までに審査会でいただいた意見を踏まえ、情報公開手続き及び個人情報の適正な取扱い等について、令和4年2月に開催した庁内会議を通じて全庁に周知した。
• 令和4年3月5日付けで提出された調布市情報公開審査会からの意見書及び、今般提出された調布市個人情報保護審査会からの意見書の内容を踏まえ、電子メールの統一的な運用を含めた公文書の取扱いや事務手引きの見直しを図るとともに、個人情報を外部提供する際のルールを含め、個人情報の適切な取扱いについて職員の意識向上を図り、再発防止につなげていく。

関連リンク

• 調布市個人情報保護審査会の概要
• 令和3年度第4回調布市個人情報保護審査会会議結果