個人情報が記載された文書の誤廃棄

市民税課において、個人情報が記載された文書を誤って廃棄する事案が発生いたしました。
このような事態を招いたことをお詫び申しあげるとともに、今後このようなことがないよう公文書の厳正な管理による再発防止に努めて参ります。

概要

令和8年7月10日に不要書類を廃棄した際に、既に手続を終え5年間保管した後に廃棄予定であった軽自動車税の廃車申告書類を、保存期間の満了前に誤って廃棄(焼却処分)してしまった。

誤廃棄した文書及び個人情報の内容

• 対象車両:982台
• 対象文書:令和6年度に受け付けた、軽自動車(主に原動機付自転車)を廃車した方の申告書類の一部(標識番号1から6500まで)
• 含まれていた個人情報:氏名・住所・生年月日・電話番号・原動機付自転車の標識番号等

誤廃棄による影響

• 誤廃棄してしまった文書は、廃車手続処理を終えており、また、必要な情報はシステムに登録されているため、対象者の方へ手続上の影響はありません。
• 誤廃棄してしまった文書は、焼却処分したことを確認しており、個人情報の漏えいやそれに伴う二次被害のおそれはありません。
• 対象者の方へは、上記に鑑み、個別の通知ではなく、本公表をもって事案の御説明とお詫びに代えさせていただきます。

原因

廃棄対象の書類と保管すべき書類の一部が近接しており、混在防止のための措置が不十分でした。

再発防止策

文書廃棄の際には、廃棄対象文書を一覧化したうえで混在防止に向けた適切な措置を講じ、運び出す際にも保管すべき書類が混在していないか複数人での確認を徹底いたします。